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Pourquoi faire un RFI ou RFP - Dubeau Services Conseils
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Pourquoi faire un RFP (Request For Proposal)  ou RFI (Request For Information)

Le RFI (Request for Information) est une activité d’affaires qui permet d’obtenir des informations du marché concernant différents produits ou services disponibles d’un domaine particulier. En technologie de l’information, obtenir de l’information plus détaillée sur un produit ou un service aide à la prise de décision mais ne permet pas, généralement, de prendre une décision éclairée surtout si les enjeux d’affaires sont d'une importance capitale à la mission de l’organisation.

Lorsque une organisation désire aller en appel d’offres, la meilleure pratique est de faire un RFP (Request for Proposal). Le RFP se définit comme une méthode structurée d’analyse des besoins internes d’une organisation afin de produire et transmettre une documentation claire et précise dont le fournisseur se servira afin de donner une évaluation monétaire, un prix le plus proche de la réalité.

Beaucoup d’organisations se limitent à faire uniquement un Request For Information (RFI) souvent parce que la démarche est moins longue et coûteuse pour les ressources internes d'une organisation. Par contre, le RFI n’est pas une démarche d’analyse détaillée des besoins fonctionnels d’une nouvelle solution de gestion.

Le critère primaire d’une organisation de ne pas faire de Request For Proposal (RFP) est le manque de rigueur ou de budget. Effectivement, on ne prend pas le temps de documenter les besoins fonctionnels détaillés. En fait, pour documenter les besoins d’un système complexe, plusieurs rencontres entre ressources humaines inter-départements doivent prendre place, des consensus doivent être pris, le département TI est souvent biaisé ou réticent au changement bref, tous ces facteurs peuvent amener une organisation vers une mauvaise prise de décision, un effort qui tourne en une dépense sans retour sur l’investissement.

Une bonne approche est d’impartir ce travail à des spécialistes du domaine et dont l'indépendance vis-à-vis différents acteurs du marché rend la démarche légitime et la plus objective possible.

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